1、联络

    为了进行有效的联络，协会成员必须都能够使用英语进行联络。所有代理都必须有员工可以说流利的英语。联络的第二个因素是设备。所有代理都必须有常设的国际直线电话、电传和传真设备。一些发展中和第三世界国家政府可能限制使用传真，这种情况除外。在其他无限制的情况下，本节所列设备是必备的。最后一个要求也是很明显的一个要求，但是却不时被忽略的要求是所有代理必须有一个明确的同邮政地址，因为代理可能还有其他业务和其他地址。

    2、展前与客户联系

    在6个工作部分中，这一部分可能是最关键的。因为这一部分工作中任何一项未完全做好都会给展出者的展出工作带来麻烦。

    作为协会会员的出品代理给展出者的要求必须是内容明确、简洁（展出者不会阅读空洞冗长词句），最重要的是不能有歧义。要求必须使用展出者的语言。出口代理有义务安排翻译（由现场代理或展览会组织者发出的）基本运输要求，在任何情况下，不允许出口代理将运输要求原封不动地转给展出者。

    当然，在一些情况下语言困难、在更多情况下缺乏地方和技术知识使基本运输要求阅读不易。作为协会会员的出口代理要努力将要求翻译的清楚、全面，使展出者能读懂。

    要求必须包括以下内容：

    （1）单证文件。世界各地的现场代理需要办理许多不同的单证文件。因为需要准确的单证说明，最好有样本。要建议展出者利用ATA通关单证册以最大限度地减少单证文件，并出具“授权签字和修改函“

    必须让展出者完全了解手续规定，包括从本国出口并进口到展览会所在国，以及办理手续所需的时间。

    （2）包装/标识。出口代理应当了解运输方式和路线，必须让展出者知道展览会所在国有关包装的规定，并注明对特殊货物的包装标准。出口代理必须确保所有包装都按基本要求印有标记。

    （3）截止期。截止期必须明确，并被执行便货物能按要求的时间运到目的地。截止期必须包括所有选择，也就是空运截止期、海运截止期、陆运截止期和铁路运输截止期，以及拼装或整装运输截止期。出口代理必须在展览会开幕前至少90天提出截止期要求。这对于需要远程海运的运输尤其重要。

    （4）其他情况。还必须让展出者知道有关其产品和展览会所在国的任何特殊规定，也就是：限制的物品、随时携带的物品、进口特别要求或审查等等。同时，对进口或重要的任何限制也应当告知展出者。

    3、办理单证文件以及通知现场代理

    货物启程时必须将展品情况和搬运细节用电信方式通知现场代理；展出者、展台号、展品运到展台的要求时间、箱数、尺寸、毛重、净重、体积、CIF价格。运输细节也必须包括在内：航班号、提单/空运提单号、卡车货车/集装箱/铁路货车号。

    获取形式发票/装箱单（或相同的文件）以及运输单证（空运提单、提单等）后必须尽快用传真发给现场代理。现场代理要求的可转让单证要按现场代理的时间表和基本运输要求的规定份数分两份用航空快邮或航空快递发出。

    作为协会会员的出口代理必须确保按基本规定提供正确、完整的单证，以避免办理海关手续的延误。
 
    4、最佳运输

    考虑到货物的特性、预算和时间限制、作为协会会员的出口代理应当向展出者建议最佳的运输方式和路线。此建议的根据是前面所提到的标准，对展览会所在国的了解和基本运输要求。

    5、现场支持

    出口代理对现场支持的主要目的确保客户在运输和装卸各方面获得国际展览运输协会的专业标准服务。第二个目的是帮助和支持现场代理，以使其顺利完成他的那一部分工作。

    出口代理在现场可以用不同方式达到上述目的。出口代理可以作为所有客户和现场代理之间的缓冲协调人，处理所有运输有关事务，也就是现场代理客户只需与一个人打交道而办理很多展出者的事务。现场代理可能因为缺乏语言能力与一些客户交流有困难。

    在展览会搭建和拆除期间，出口代理将与现场代理的搬运人员建立密切的关系，帮助现场代理处理棘手问题。比如，吊运一件困难的物品，现场代理常常要等展览出者的技术人员到场，而出口代理可以代为解决。出口代理理可以随时协助海关检查货物，可以迅速安排空箱运出和运回、减轻现场代理的压力。

    展览会期间，出口代理要巡视所有客户，以便收集展品处理或回运的要求，并整理成准确的、易读的表格转交给现场代理。简言之，出口代理将作为现场代理的一个成员，直接负责其所有运输客户的事务。

    6、展后处理/回运

    出口代理将展品处理和回运的有关要求明确地交待给现场代理后，还应该监督所有搬运操作，以确保各项工作按时，并符合基本运输要求，使客户满意。

    任何展品成为进口品，出口代理将为之办理所产生的当地税务。如果有任何物品改变流向，出口代理一般应当通过现场代理办理，交待交货条件、交货地点、销售条款。将海关和进口的所有情况通知现场代理，以便相应安排运输。

    回运运输将由出口代理安排，通常自行办理运输手续。但是，仍要将有关货物和海关手续的全部要求告知现场代理，办理展览会所在国的再出口手续，避免延误结关，以顺利办理再进口手续。

    现场费用，包括展览会闭幕后需要支付的费用，由出口代理承担。然后，折成客户所使用的货币，按出口代理的条款转到客户应支付账单上。